Varför digital information är så viktig för beslutsfattandet

Av David Mills, Chief Operating Officer på Ricoh Europe

Allt eftersom företag och organisationer i Europa samlar in och arbetar med information växer pappershögarna och fenomenet Big Data har utvecklats till Bigger Data – digitalisering av affärskritiska pappersdokument. Det är oerhört svårt för företagsledare att få en total inblick i en verksamhets alla områden när avgörande information ligger gömd eller glömd i fysiska pappersdokument. Det påverkar möjligheten för dem att ta rätt beslut vad gäller allt från att avgöra vilka kunder som är blivande prospekts, till att besluta i vilken riktning företaget ska gå.

Förståelsen för vikten av Big Data är stor bland europeiska företagsledare. Ändå fortsätter många att driva sina verksamheter på traditionella vis, trots att teknikdrivna förändringar accelererar. Det gör att verksamheters dokumentprocesser begränsar tillgången till affärskritisk information vilket i sin tur begränsar mobilitet och anpassning till den digitala eran. Mer än tre av fyra europeiska företagsledare anser att de hade kunnat lära sig av den tidigare ekonomiska krisen för att minimera effekterna av dagens kris om de hade haft bättre tillgång till historiken. Det visar en färsk undersökning gjord av Coleman Parkes på uppdrag av Ricoh.

Viktiga trender och insikter finns ofta begravda i arkiverade pappersdokument som är svåra och tidskrävande att hitta. De är ofta spridda på flera platser som i arkivskåp, lagerlokaler, källare eller i någon kollegas skrivbordslåda. Om en siloarbetare som hanterar papperskopior plötsligt försvinner från verksamheten kanske hans/hennes informationskapital inte blir tillgängligt för de andra anställda, och dubbelarbete kan förekomma. Dessutom kan kunder få vänta under den tid det tar att söka efter filerna samtidigt som mobilare konkurrenter drar nytta av fördelarna med digitaliserad och lättillgänglig information.

Genom att digitalisera affärskritiska pappersdokument och optimera verksamhetskritiska processer kan företag göra sina kunddatabaser transparanta. Tillgänglig information gör att företag kan lära sig mer om sina kunder - vad de har för intressen och vilka köpmönster de har. När företag anpassar sig till digitala miljöer med molnteknik och säkra mobila anslutningar blir informationen enklare att komma åt och medarbetarna kan enkelt hämta och agera på den.

Processer som e-fakturering visar att fördelarna med digitalisering inte bara gäller tillgänglighet. Ledtider och kostnader kan också minskas. Till exempel kostar det i snitt 160 kronor varje gång ett företag tar emot och processar en pappersfaktura, jämfört med drygt 60 kronor för en elektronisk faktura. Det visar en annan undersökning utförd på uppdrag av Ricoh. Juridiska föreskrifter och villkor bestämmer ofta hur olika uppgifter, till exempel sjukjournaler måste arkiveras. Men endast åtta procent av beslutsfattarna i vårdssektorn anser att mänsklig kreativitet och intuition behövs för att hantera patientjournaler. Administrativa uppgifter som sköts med automatik frigör personal så att de kan fokusera på kärnverksamheten, det vill säga vården.

Europeiska företagsledare kan öka företagets konkurrensförmåga genom att samla in all affärskritisk information. Kostnadsbesparingarna kan bli avsevärda. 70 procent av företagsledarna i undersökningen anser att en digitalisering av pappersdokumenten skulle kunna sänka företagens kostnader med hela fem till tjugo procent av årsomsättningen. Hälften anser att det är möjligt att få tillbaka en avkastning på fem till tio procent, de övriga mellan 11 och 20 procent. De organisationer som tar itu med Bigger Data kommer att bli mobilare och kunna ta affärskritiska beslut snabbare än tidigare. Dessutom kommer de att kunna tillgodogöra sig de finansiella och driftsmässiga fördelar som följer i kölvattnet.

* Undersökning utförd av Coleman Parkes Research, maj-juni 2013

| Om undersökningen |
Undersökningen gjordes i maj-juni 2013 av Coleman Parkes Research på uppdrag av Ricoh Europe PCL. Onlineundersökningen omfattade 735 högre beslutsfattare inom företagsledning och IT på 8 vertikala sektorer; utbildning, juridik, allmännytta/energi, vårdsektor, offentlig sektor, detaljhantel, tillverkning och finans. Respondenterna återfinns i Storbritannien, Irland, Frankrike, Tyskland, Spanien, Italien, Nederländerna, Belgien, Sverige, Finland, Norge, Danmark, Schweiz och Ryssland.

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice O’Donnell
Tel: +44 (0) 20 7465 1153
E-post: press@ricoh-europe.com
www.ricoh-europe.com

Varför digital information är så viktig för beslutsfattandet

Sökresultat för”2013”

Sökresultat för
”2013”